INVENTÁRIO PATRIMONIAL

Agilidade, organização e segurança

IRP e Controle Patrimonial - Roteiro Simplificado:

O Processo de IRP – Inventário e Reorganização Patrimonial ou Controle de Patrimonial, com vistas a obter uma base de dados de bens móveis e imóveis de qualidade, confiável e padronizada, que não mereça ressalvas de parte das auditorias, obrigatoriamente deve-se seguir, resumidamente, as seguintes atividades:

IRP e Controle Patrimonial – Atividades Comentadas:

• Pré-Diagnose: Verificação da existência de cadastro contábil imobilizado ou algum tipo de controle patrimonial; verificar as fragilidades do sistema existente para poder aperfeiçoar o cadastro e consequentemente o controle patrimonial;
• Elaboração do Plano de Ação: Solicitação de documentação complementar; definição de pessoas que tenham o conhecimento da empresa ou da estrutura organo-funcional para orientar a equipe de inventário; definição do cronograma de trabalho; definição dos locais como fábricas, filiais, etc ou áreas da empresa que serão levantadas para execução o inventário;
• Levantamento Contábil:
  Quando a empresa possuir cadastro contábil constituído: é feita análise para verificar se os bens estão classificados corretamente, ou seja, em conta adequada, ou mesmo se obedecem as definições para Ativo Imobilizado referidas no CPC - 27;
  Quando a empresa não possuir cadastro contábil constituído: é feita a constituição de novo cadastro contábil, com base no tombamento dos bens a partir das notas fiscais, observando as características técnicas principais, valores, quantidades, datas de aquisição e demais características relevantes ao controle patrimonial, considerando os critérios de Ativo imobilizado referidos no CPC – 27 e posterior atualização do valor considerando a depreciação do período desde a aquisição;
• Validação: verificação e autorização do novo cadastro contábil ou do cadastro revisado pelo cliente;
• Levantamento Físico: Vistoria física para identificar a existência e as características técnicas principais, como: marca, modelo, número de série, medidas, etc, assim como as condições físicas e operacionais do bem. Além da colocação de etiquetas patrimoniais para facilitar implantação das rotinas de Controle Patrimonial;
• Conciliação: A conciliação entre os registros contábeis e os bens inventariados, procedimento onde as informações contábeis são confrontadas com informações físicas para verificar quais bens foram encontrados fisicamente e quais foram encontrados contabilmente, com objetivo a obtenção do Relatório dos Bens Conciliados, Relatório de Sobras Físicas e do Relatório de Sobras Contábeis;
• Relatório de bens conciliados: São listados os bens encontrados fisicamente que foram identificados nos registros contábeis;
• Relatório de sobras contábeis: São listados os bens que a empresa possui registros contábeis e que não foram encontrados fisicamente;
• Relatório de sobras físicas: São listados os bens que foram encontrados fisicamente e que não foram encontrados os registros contábeis correspondentes;
• Análise das Sobras e Saneamento: Busca por bens não conciliados visando eliminação das sobras físicas e contábeis, conjunto procedimentos que obedecem uma rotina particular, fundamentais para a qualidade do produto final e que incluem até mesmo nova diligência aos locais para busca das soluções;
• Preparação de base: Preparação da base de dados para o formato de arquivo desejado pela empresa, devidamente padronizado, ou seja, descrição completa de uniforme de todas as características técnicas (marca, modelo, potência, etc), assim como as demais informações relevantes ao controle como: local, centro de custo, etc;
• Relatório implantação: Lista atualizada dos bens em arquivo com formato ajustado para o sistema da empresa acompanhada do termo de responsabilidade.

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